Nagła śmierć w rodzinie bywa szokiem dla bliskich osób. W takim przypadku pojawia się konieczność załatwienia wielu spraw, w tym również finansowych. Niestety często bywa tak, że nie wiemy do jakiej instytucji się zgłosić i jak uzyskać dostęp do środków, które mogą być ulokowane w różnych miejscach. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi właśnie "czerwona teczka". W ten sposób określa się zbiór dokumentów, które mają ułatwić działania drugiej osobie. To pewnego rodzaju instrukcja postępowania na wypadek śmierci jednego z małżonków lub obu osób jednocześnie.
Co powinno znaleźć się w "czerwonej teczce"?
Standardowym dokumentem, który zazwyczaj znajduje się w takim miejscu jest testament. Jeśli został on sporządzony u notariusza, należy wskazać nazwę kancelarii. Co jeszcze powinna zawierać teczka?
- Polisę na życie wraz z numerem kontaktowym do dorady klienta - osoby, które posiadają taką formę ubezpieczenia, powinny pozostawić członkom rodziny informacje na ten temat, co ułatwi im dochodzenie roszczeń i realizację świadczenia.
- Listę aktywów - do tej grupy zaliczają się wszystkie rachunki bankowe, lokaty, IKE, IKZE, środki ulokowane w funduszach TFI, a także akcje i obligacje w domach maklerskich. W czerwonej teczce powinna znaleźć się informacja o tym, w jakich instytucjach są prowadzone. Należy też podzielić się informacją o ulokowaniu np. fizycznego złota, dzieł sztuki, czy cennych monet.
- Listę zobowiązań finansowych - mowa zarówno o kredytach hipotecznych, jak i kartach kredytowych, pożyczkach w instytucjach, pożyczkach prywatnych oraz o zobowiązaniach, jakie miały wobec zmarłego inne osoby. Najlepiej podać dane do logowania do BIK, aby członkowie rodziny mogli zweryfikować faktyczną listę. W przypadku kredytów hipotecznych, w czerwonej teczce powinna znaleźć się umowa z bankiem, z uwagi na zawarte w niej zapisy o skutkach śmierci jednego z kredytobiorców.
- Dokumenty związane z pracą - dotyczy to zarówno tych, które są powiązane z działalnością gospodarczą, jak i z pracą na etacie. W pierwszym przypadku warto podać dane rejestracyjne firmy, a także dane urzędu skarbowego i ZUS-u. W przypadku pracy na etacie, w teczce muszą znaleźć się informacje, z kim rodzina powinna się skontaktować, dane o PPE i ewentualnych pożyczkach zaciągniętych w firmie.
Dodatkowe dokumenty, o których trzeba pamiętać
Wyżej wymienione informacje są kluczowe, jednak oprócz nich warto w "czerwonej teczce" umieścić również dokumenty lub dane dotyczące usługodawców, z którymi zostały podpisane różnego rodzaju umowy. Najlepiej zapisać nazwę i adres miejsca, w którym serwisowany jest samochód oraz podać dane instytucji, które trzeba poinformować o zgonie. Jest to szczególnie istotne, gdy umowa z nimi została podpisana przez zmarłego. Mowa m.in. o dostawcach energii, gazu, internetu, telewizji oraz o wspólnocie mieszkaniowej. Dodatkowo w teczce należy umieścić akty notarialne.
Bardzo przydatna może też okazać się lista osób wraz z numerami telefonu, które pomogą w trudnej sytuacji. Jeśli przechowujemy część ważnych dokumentów lub innych cennych materiałów w chmurze, należy podać dane do logowania. Warto również zapisać dane do logowania do poczty elektronicznej, aby można było usunąć adres e-mail.
Tych informacji lepiej nie umieszczać w czerwonej teczce
Osoby, które chcą zadbać o finanse swojej rodziny, powinny pamiętać o kwestiach bezpieczeństwa. Podając szczegółowe dane, np. logowania do banku, stajemy się praktycznie bezbronni w przypadku, gdyby "czerwona teczka" trafiła w ręce włamywacza. Warto wiedzieć, że zupełnie wystarczające są informacje o nazwie instytucji. Nie ma potrzeby dzielenia się numerem rachunku, czy konkretnymi kwotami, gdyż takie dane otrzymają spadkobiercy już bezpośrednio po zgłoszeniu się do placówki.
Gdzie najlepiej trzymać wszystkie dokumenty? Dobrym wyborem z pewnością będzie sejf, jednak papiery można również schować w innym miejscu, które uważamy za bezpieczne, oczywiście informując o nim członków rodziny. Teczkę warto uzupełniać na bieżąco, a założyć ją już w momencie, gdy zaczynamy gromadzić majątek. Odwlekanie tych spraw może spowodować, że zapomnimy o czymś ważnym lub zwyczajnie nie zdążymy przygotować wszystkich dokumentów.