Osoba pełniąca funkcję zarządcy nieruchomości często uznawana jest za człowieka od wszystkiego, co jest związane z funkcjonowaniem nieruchomości, którą się opiekuje. Działania wykonywane przez zarządcę nieruchomości są często niewidoczne, przez co mieszkańcy uważają, że taka osoba nie robi nic ważnego. Równocześnie wzrastają oczekiwania i wymagania mieszkańców pod względem funkcjonowania, wyglądu i spraw organizacyjnych w budynku. Poniżej wyjaśniamy jakimi cechami powinien odznaczać się idealny zarządca nieruchomości mieszkaniowej oraz przybliżamy, co należy do jego obowiązków.

Przede wszystkim interdyscyplinarność

Do głównych obowiązków zarządcy nieruchomości mieszkaniowej należy przede wszystkim wspomaganie zarządu wspólnoty w podejmowaniu strategicznych decyzji i administrowanie obiektami mieszkaniowymi. Koordynuje on remonty, reprezentuje właścicieli nieruchomości w urzędach, reguluje w ich imieniu płatności, a także wykonuje obowiązki typowo administracyjne (prowadzi wszelkiego rodzaju dokumentację wspólnoty).

– Często spotykamy się z opiniami – zarówno mieszkańców, jak i osób aplikujących na stanowiska zarządzające, że zarządzanie nieruchomością mieszkalną polega jedynie lub w większości na spisywaniu liczników czy wykonywaniu drobnych napraw, takich jak wymiana żarówek. W rzeczywistości oczywiście tak nie jest – do naszych codziennych obowiązków należy koordynowanie pracy wielu ludzi i firm, a także współpraca z instytucjami i urzędami – mówi Michał Piotrowski, dyrektor regionalny marki TuMieszkamy. – Zarządzanie nieruchomością mieszkaniową to złożony proces, który wymaga opracowania długoterminowej strategii. Zarządca musi być gotowy na to, że niespodziewane zdarzenia, takie jak usterka czy poważniejsza awaria, zweryfikują tę strategię i trzeba będzie ją szybko zmienić. Zatem zarządcę powinna cechować odporność na stres i elastyczność.

Otwartość na nowe technologie

Obecnie ponad połowa Polaków korzysta z Internetu i coraz więcej mieszkańców oczekuje, że sprawdzi rachunki lub zgłosi usterkę drogą elektroniczną. Ważne jest, aby zarządcy nieruchomości mieszkaniowych szli z duchem czasu i dawali mieszkańcom takie możliwości.

– Naszą internetową strefą klienta szczególnie zainteresowani są zapracowani mieszkańcy, którzy nie mają czasu na bezpośrednie spotkania z zarządcą oraz młode osoby, dla których normalne jest, że przez internet załatwią wszystko. Użytkownicy wirtualnej Strefy Klienta, nasi mieszkańcy, sprawdzą w niej informacje o stanie swoich płatności, ale także zgłoszą usterkę lub dowiedzą się o ważnych kwestiach związanych ze wspólnotą czy nieruchomością – informuje Michał Piotrowski. – Dużym udogodnieniem jest to, że Strefa Klienta jest przystosowana do urządzeń mobilnych: telefonu czy tabletu. Dzięki temu mieszkańcy mogą korzystać z niej tak naprawdę w dowolnym momencie i dowolnym miejscu. Zapewnia to nieograniczony kontakt z zarządcą i płynny przepływ informacji – komentuje Piotrowski. Elektroniczna Strefa Klienta umożliwia mieszkańcom uczestniczenie w życiu wspólnoty 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, a zarządom wspólnot mieszkaniowych pozwala nadzorować finanse i rozliczenia z kontrahentami w wygodny sposób.

Możliwość rozmowy z profesjonalistami

Duży odsetek mieszkańców ceni sobie indywidualne podejście do ich spraw i bezpośredni kontakt z zarządcą w dogodnej porze. Wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom, marka TuMieszkamy uruchomiła w 2015 roku infolinię.

– Zainteresowanie kontaktem przez infolinię stale rośnie. Mieszkańcy chętnie korzystają z kontaktu telefonicznego, bo wiedzą, że to źródło rzetelnej wiedzy i gwarancja szybkiej interwencji w przypadku nagłych zdarzeń. Na ten moment obsługujemy średnio ok. 10 tys. rozmów telefonicznych i e-maili miesięcznie – mówi Michał Piotrowski. – Nasze call center jest czynne 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, a od 1 czerwca jest dostępne przez 365 dni w roku. Na telefony mieszkańców czekają profesjonaliści – świetnie przeszkoleni konsultanci: cierpliwi i empatyczni a przede wszystkim gotowi rozwiązać każdy, nawet najbardziej nietypowy problem – dodaje.

Dzięki infolinii mieszkańcy wiedzą, gdzie zwrócić się w sytuacjach wymagających szybkiej pomocy, interwencji lub po prostu indywidualnego podejścia zarządcy. Call Center TuMieszkamy służy także w sprawach codziennych, takich jak rozliczenia, zgłaszanie stanu licznika oraz jako źródło informacji odnośnie danej nieruchomości. Narzędzie zwiększa efektywność odpowiedzi na zgłaszane zdarzenia, a także buduje zaufanie, więzi i poczucie bezpieczeństwa mieszkańców.

Budowanie dobrych relacji z mieszkańcami

W codziennej pracy zarządcy nieruchomości mieszkaniowej podstawą jest kontakt z mieszkańcami. Szczególnie osoby, które nie korzystają z Internetu cenią sobie osobistą rozmowę, dzięki której dowiadują się o planowanych zmianach, informują o swoich oczekiwaniach czy problemach.

Nie ma dwóch takich samych nieruchomości mieszkalnych: każdy budynek jest inny, a jego mieszkańcy są wyjątkowi i mają inne potrzeby. Bieżący i bezpośredni kontakt z mieszkańcami daje nam możliwość poznania potrzeb, dowiadywania się o istniejących problemach i oczekiwaniach mieszkańców – mówi Michał Piotrowski, TuMieszkamy. – Dlatego tak ważne są bezpośrednie rozmowy z osobami zamieszkującymi daną nieruchomość. Oczywiście spotykamy się z nimi wtedy, kiedy tego potrzebują, a nie wtedy, gdy przypada założony z góry dyżur. Korzystamy także z przeróżnych okoliczności, takich jak Dzień Dziecka czy Dzień Sąsiada i świętujemy je razem z mieszkańcami. To doskonała okazja do poznania i budowania pozytywnych relacji.

Działania podejmowane przez zarządcę nieruchomości wymagają perspektywicznego myślenia i muszą być prowadzone na wielu płaszczyznach. Zarządzenie nieruchomościami to bardzo interdyscyplinarny zawód, który wymaga posiadania określonych cech, takich jak, cierpliwość, komunikatywność, otwartość oraz umiejętności, m.in. strategicznego myślenia czy szybkiego działania. To wszystko wpływa na efektywność zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi oraz zadowolenie mieszkańców.