Dla celów ewidencyjnych kraj został podzielony na następujące jednostki powierzchniowe: jednostki ewidencyjne, obręby ewidencyjne i działki ewidencyjne. Na jednostkę ewidencyjną składają się grunty położone w granicach administracyjnych gminy, a gdy w skład gminy wchodzi miasto, to również grunty położone w jego granicach administracyjnych.
Natomiast w dużych miastach jednostką ewidencyjną może być też jedna dzielnica lub kilka sąsiadujących ze sobą dzielnic. Z kolei jednostki dzielą się na obręby ewidencyjne, a one na działki ewidencyjne. Granice obrębów powinny być zgodne z granicami wsi i sołectw.
Ewidencja obejmuje między innymi dane gruntów, budynków i lokali, a także właścicieli nieruchomości, a oprócz nich także dane dzierżawców oraz użytkowników wieczystych i innych organów, które gospodarują nieruchomościami.
W związku z prowadzeniem ewidencji na staroście ciążą dodatkowe obowiązki, na przykład utrzymanie operatu ewidencyjnego w stanie aktualności, udostępnianie danych ewidencyjnych, ochrona danych ewidencyjnych przed utratą, zniszczeniem, niepożądaną modyfikacją, nieuprawnionym dostępem i ujawnieniem. Do jego zadań należy też okresowa weryfikacja danych ewidencyjnych.
Dane w ewidencji aktualizowane są z urzędu lub na wniosek osób, organów i jednostek organizacyjnych. Z urzędu wprowadza się zmiany, które wynikają z prawomocnych orzeczeń sądowych, aktów notarialnych, ostatecznych decyzji administracyjnych oraz aktów normatywnych, a także z opracowań geodezyjnych i kartograficznych, dokumentacji architektoniczno budowlanej oraz ewidencji publicznych.
Starosta musi zapewnić okresową weryfikację tych danych. Po raz pierwszy zostanie ona przeprowadzona w 2011 roku. Następne odbędą się:
● co 10 lat – co do zgodności danych z treścią dokumentów źródłowych, które stanowią podstawę wpisu do ewidencji. Taka weryfikacja będzie obejmowała co najmniej 10 proc. materiałów źródłowych,
● co 15 lat – weryfikacja będzie dotyczyła zgodności treści mapy ewidencyjnej ze stanem faktycznym w terenie.
